Privacybeleid

  PRIVACYVERKLARING – versie 22.06.2024   ACCOUNTANTSKANTOOR MERTENS BV hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.   ACCOUNTANTSKANTOOR MERTENS BV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.   Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
 
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • de uitoefening van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens willen faciliteren en respecteren.
  Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:   ACCOUNTANTSKANTOOR MERTENS  BV Nieuwstraat 225 3590 Diepenbeek Tel. 0475 47 24 21 leo@accmertens.be   Wij zijn de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.     Welke gegevens verwerken wij?   Onder ‘persoonsgegevens’ verstaan wij gegevens die op een identificeerbaar persoon (de ‘betrokkene’) betrekking hebben en – die u of uw aanverwanten ons zelf geeft; – die wij verkrijgen door het gebruik van onze diensten en tools, – die wij verkrijgen via openbare bronnen, zoals de Kruispuntenbank der Ondernemingen, Nationale Bank van België (Balanscentrale), het Belgisch staatsblad, – die we via derden hebben ontvangen.       Wij onderscheiden verschillende types persoonsgegevens. Ze laten ons toe onze diensten aan te bieden en te verbeteren waar mogelijk:  
  1. Contactgegevens: hiermee kunnen wij je identificeren of contact met je opnemen.
  Bijvoorbeeld: je naam, je adres, je telefoonnummer, je taalvoorkeur, je geslacht, je e-mailadres en alle andere gegevens die je kenbaar maakt via sociale media, acties, mobiele applicaties, …;  
  1. Gegevens dat ACCOUNTANTSKANTOOR MERTENS BV in toepassing van nationale en Europese antiwitwaswetgeving en voorkoming van financiëring van terrorisme en beperking van het gebruik van contanten, verplicht dient te verwerken van zodra je in het klantenbestand wordt opgenomen:
  * In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.   * In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres.  
  1. Gegevens die wij nodig hebben om een goede werking van onze diensten te kunnen realiseren.
  De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (zoals bijvoorbeeld BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.   Dit gaat over onder andere volgende persoonsgegevens: leeftijd, de gezinssamenstelling, gegevens over familiale kwesties, gegevens over aankopen van (on)roerende goederen, boekhoudkundige gegevens van de periode voor je in het klantenbestand werd opgenomen,…   Zoals de wet voorschrijft, verwerken we geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid. Alle gegevens die we verzamelen kunnen met elkaar gecombineerd worden om onze diensten beter af te stemmen op je persoonlijke behoeften   Wanneer er gesproken wordt over identiteitsgegevens dan kan hiermee het volgende worden bedoeld: voornaam, naam, biometrische gegevens (kopie e-ID of paspoort), adres, ondernemingsnummer, rijksregisternummer, etc., worden bedoeld.   Wanneer er gesproken wordt over contactgegevens dan kan hiermee het e-mailadres, telefoonnummer of adres worden bedoeld.   Waarom verwerken wij je gegevens?   We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Daarbij verwerken we altijd alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om het door ons beoogde doel te realiseren.  
  1. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (Anti-witwaswet)
  1° In toepassing van het artikel 26 van de Anti-witwaswet dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, en adres.   2° In toepassing van het artikel 26 van de Anti-witwaswet dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, voornaam, en in de mate van het mogelijke, de geboortedatum en -plaats en adres.   De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (artikel 33 Anti-witwaswet).   Rechtsgrond: de verwerking is gebaseerd op het uitvoeren van een wettelijke verplichting, in overeenkomst met artikel 6(1)(c) van de AVG.   Bewaartermijn:
  • Wat betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent cliënten, interne en externe lasthebber, alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten: artikel 60 Anti-witwaswet – 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
  Categorieën van persoonsgegevens: contact- en identiteitsgegevens, financiële gegevens.  
  1. Overige wettelijke verplichtingen
  De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.   Rechtsgrond: de verwerking is gebaseerd op het uitvoeren van een wettelijke verplichting, in overeenkomst met artikel 6(1)(c) van de AVG.   Bewaartermijn:   Categorieën van persoonsgegevens: contact- en identiteitsgegevens, financiële gegevens.    
  1. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten
  De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.   Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als boekhouder/accountant niet naar behoren uitvoeren.   Rechtsgrond: de verwerking van deze persoonsgegevens is uit noodzaak voor het vervullen van de contractuele diensten, zijnde het uitvoeren van boekhoudactiviteiten.   Bewaartermijn:   Categorieën van persoonsgegevens: contact- en identiteitsgegevens, financiële gegevens, kinderen, lidmaatschap van een vakbond of politieke organisatie, relevante medische gegevens, etc.   Wij zullen ook de persoonsgegevens van de aanverwanten van betrokkenen verwerken, wanneer deze zelf door de betrokkene zijn aangebracht. Wij kunnen ook persoonsgegevens verkrijgen door werknemers, bestuurders, klanten of leveranciers. De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntbank voor Ondernemingen, het Belgische Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België en dergelijke meer.     Bewaartermijn:   Categorieën van persoonsgegevens: contact- en identiteitsgegevens, financiële gegevens.  
  1. Client management relations
  De verwerking van de persoonsgegevens kan plaatsvinden in het kader van het klantenmanagement. Wij kunnen u op de hoogte houden van de activiteiten van ACCOUNTANTSKANTOOR MERTENS BV en contact met u opnemen in het geval we feedback verzoeken.   Rechtsgrond: de verwerking is gebaseerd op de toestemming van ACCOUNTSKANTOOR MERTENS BV.   Bewaartermijn: tot wanneer de toestemming wordt ingetrokken. Dit kan eenvoudig door contact op te nemen met de contactpersoon opgenomen in dit formulier, alsook door te reageren op onze communicatiemiddelen.       Verstrekking aan derden   Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.   ACCOUNTANTSKANTOOR MERTENS BV doet een beroep op third service providers: –              Wij maken gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal –              Wij doen een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, sociaal secretariaat …) –              ….   Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.   Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.   Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen noch geven wij die door aan derden tenzij: – aan onze rechtsopvolgers. In dat geval zullen wij alles in het werk stellen om de vertrouwelijkheid van jouw persoonsdata te blijven waarborgen en zullen wij je voorafgaandelijk informeren indien jouw persoonsdata zou worden onderworpen aan een ander privacybeleid; – dit vereist is voor onze dienstverlening (wij maken hierbij de nodige afspraken met de partijen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen); – er een wettelijke verplichting op ons rust; – er een gerechtvaardigd belang is voor ACCOUNTANTSKANTOOR MERTENS BV of de betrokken derde; – wij daarvoor de toestemming van jou verkrijgen.   Veiligheidsmaatregelen Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.   Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar ACCOUNTANTSKANTOOR MERTENS BV een beroep op doet.   Uw rechten omtrent uw gegevens   U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben. Bovenaan deze Privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.   Klachten   Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.   U kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:   Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel + 32 (0)2 274 47 99 Email: contact@apd-gba.be     Wijziging Privacyverklaring   Aangezien zowel onze bedrijfsactiviteiten als de wetgeving terzake aan verandering onderhevig zijn, kan het nodig zijn deze verklaring aan te passen.